Método del análisis del contexto de la organización - Análisis FODA

Un buen diagnóstico estratégico sienta las bases para un plan exitoso. La herramienta FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) permite un análisis rápido al alcance de cualquier pyme.

Antes de definir una estrategia de negocio siempre es útil realizar un análisis FODA. El análisis FODA es una herramienta clásica para evaluar la situación estratégica de una empresa y definir cursos de acción. ¿Ya analizaste tu pyme?¿Qué es esta herramienta ya clásica de la administración de empresas? Simple: un cuadro de situación que resume las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que enfrenta una empresa, y que permite trazar cursos de acción sobre la base de un diagnóstico tanto interno como externo.

Las debilidades y fortalezas son los aspectos internos de la empresa o del emprendedor que afectan las posibilidades de éxito de una estrategia. Por ejemplo, el desconocimiento del mercado, la falta de capital y la inexperiencia suelen ser debilidades de muchos negocios que se inician; mientras que el entusiasmo, la capacidad de trabajo y las ganas de crecer están entre las fortalezas comunes. Una empresa en marcha también tiene debilidades de índole muy diversa según el sector y el equipo de trabajo. Ejemplos habituales son las fallas en la producción, insuficiente marketing o falta de gente adecuada para usar nuevas tecnologías; las fortalezas pueden venir de la mano de la experiencia específica de la alta gerencia, o pueden ser el resultado de otros activos como una base de clientes fieles o un producto muy diferenciado.

Las oportunidades y amenazas surgen del contexto, es decir, de lo que ocurre o puede ocurrir fuera de la empresa. Por lo general estos eventos no pueden ser influenciados, sino que se dan en forma independiente. Un cambio en el marco legal o impositivo, una tendencia en el consumo, la llegada de una nueva tecnología o un cambio de estrategia por parte de un competidor pueden aumentar las posibilidades de éxito (oportunidades) o disminuirlas (amenazas).

Las siguientes preguntas te servirán de disparadores para hacer un balance de la situación de tu empresa tanto a nivel interno como con relación al contexto:

Fortalezas:

¿Qué cosas son las que tu empresa hace muy bien, mejor que muchos otros?

¿Tu empresa es fuerte en el mercado o en el segmento al que apunta? ¿Por qué?

¿El equipo de gente está comprometido con la empresa y con la visión a futuro?

Debilidades:

¿Qué cosas son las que tu empresa no hace bien, incluso peor que otros?

¿Cuáles son las razones detrás de los problemas existentes?

¿Los defectos vienen de la mano de insuficientes recursos o de una mala asignación de los mismos?

Oportunidades:

¿El mercado en el que opera tu empresa está en crecimiento?

¿Los productos o servicios satisfacen tendencias de consumo, o podrían adaptarse para hacerlo?

¿Existen nuevas tecnologías o cambios en el marco regulatorio que tu empresa puede aprovechar?

Amenazas:

¿Qué cosas hacen los competidores de mejor forma que tu empresa?

¿Qué obstáculos legales, impositivos o normativos enfrenta tu negocio?

¿Existen nuevas tecnologías o modas de consumo que amenacen el futuro de tus productos o servicios?

Con un análisis FODA se busca detectar y aprovechar las oportunidades particulares para un negocio en un momento dado, eludiendo sus amenazas, mediante un buen uso de sus fortalezas y una neutralización de sus debilidades.

Como muchas herramientas de análisis empresarial, el análisis FODA no brinda resultados concluyentes, sino que ofrece información 

Operación en ISO 9001:2015 - 1ra. Parte

La Operación en ISO 9001 2015 busca la mejora del control operativo de los procesos productivos de tu organización. En resumen,  lo que te pide es definir de una manera efectiva los criterios y procesos para los productos y servicios que se entregarán a los clientes, así como la documentación y los recursos para que los que lo que ofrezcas sea lo adecuado.

No te olvides de conservar información documentada para demostrar que los criterios establecidos y los procesos productivos están alineados con los resultados buscados, que los recursos se han planificado,  que el producto o servicio se ajusta a los requisitos establecidos, etc.

Está desarrollada en 7 subcláusulas, es por tanto la que más requisitos contiene, de toda la Norma ISO 9001:2015.

En esta entrega veremos la cláusula 8.1

8.1 Planificación y control operacional

La empresa tiene que realizar una planificación, implantación y control de todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos que establece la provisión de servicios y productos, además de implantar las acciones determinadas en el apartado 6-Planificación, mediante:

•           a) La determinación de todos los requisitos de los servicios y productos de la empresa.

•           b) Establecer los diferentes criterios para:

o          Los procesos

o          Que se acepten los servicios y los productos

•           c) Se determinan todos los recursos necesarios para conseguir la conformidad de los requisitos de los servicios y los productos.

•           d) Se determina y almacena la información documentada en la extensión oportuna:

o          Ofrecer confianza sobre los procesos que se han llevado a cabo según lo que se ha planificado.

o          Para demostrar la conformidad de los productos y los servicios que ofrece.

NOTA 1 “Almacenamiento” esto supone que se mantenga la conservación de la información documentada.

La salida de la planificación tiene que ser adecuada a todas las operaciones de la empresa.

La empresa tiene que controlar todos los cambios, ya que deben ser planificados y revisados para controlar las consecuencias de los cambios que no estén previstos, se deben tomar las acciones necesarias para disminuir los efectos adversos.

La empresa tiene que asegurarse de que los procesos que se contratan de forma externa se encuentren perfectamente controlados.

Nos encontramos en el capítulo más largo de la nueva ISO 9001:2015.

La empresa tendrá que realizar una planificación para implementar y controlar todos los procesos que son necesarios para que se cumplan los requisitos de la producción de productos y prestación de servicios. Las empresas deben seguir todas las indicaciones del apartado de la norma ISO 9001:2015.

Una empresa deberá planificar, ejecutar y controlar todos los procesos identificados en la cláusula 4.4 con fin de cumplir con todos los requisitos de la entrega de los productos y servicios, y además se puede poner en marcha las acciones determinadas como resultado de la evaluación de riesgos.

El contexto de la organización

La Cláusula 4 de la revisión 2015 contiene una serie de nuevos requisitos que obligan a definir el contexto de la organización, a determinar por qué la organización está dónde está.
Este es un cambio fundamental, ya que esta definición será el punto de partida y la base para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
Las organizaciones ahora deben considerar todos los elementos que puedan influir en el desempeño del SGC, incluyendo factores externos, internos, culturales, sociales, económicos, tecnológicos, y  legales. Teniendo en cuenta los cambios que se presentan en los diferentes mercados en Argentina este año (apertura de importaciones, devaluación, suba de facturas, etc.) no es un dato menor.
Estos son considerados como factores que influyen en la organización en sus objetivos, propósito y sostenibilidad de la organización. También debe documentar su alcance, estableciendo los límites de su SGC.

El punto 4 se desarrolla a su vez en 4 sub-cláusulas.

4.1 - Comprensión de la organización y su contexto.

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas, tanto positivas como negativas, que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad.
La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas.
Habrá que identificar los aspectos internos y externos relevantes para la estrategia de la organización. Entre otros, aspectos legales, tecnológicos, culturales, económicos, ambientales o sociales.

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar regularmente productos o servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar:
a)    Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad;
b)    Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de la calidad.
La organización debe realizar el seguimiento y medición de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes.
Una parte interesada en aquella persona u organización que puede afectar, ser afectada por, o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
La revisión 2015 considera a los clientes, propietarios, proveedores, banqueros, sindicatos, reguladores, socios, los competidores, e incluso grupos de presión; todos como potenciales “partes interesadas” que puedan verse afectadas por las decisiones tomadas por tu empresa, o el alcance de tu SGC.
Aquí es fundamental no perder de vista la palabra “pertinente” que se repite a lo largo de esta cláusula, ya que es la clave para su aplicación. Que sean pertinentes es como decir que sean relevantes.
La nueva norma te pide que estos todos estos factores sean tenidos en cuenta. El proceso a seguir para cumplir con los requisitos sería el siguiente:
1.    Identificar las partes interesadas desde el punto de vista de la calidad. Se considerarán: clientes, usuarios, suministradores, distribuidores, reguladores, etc.
2.    Identificar aquellas que son pertinentes
3.    Determinar los requisitos pertinentes de dichas partes interesadas.
4.    Realizar el seguimiento y revisión de la información sobre estas partes interesadas (internas y externas) y sus requisitos pertinentes.
Es muy importante realizar el seguimiento y revisar la información sobre el contexto y las partes interesadas, sobre todo en un mundo que cambia tan rápidamente, en el que avances en la tecnología pueden dejarnos fuera del mercado.

4.3  Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance.
Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar:
a)    Las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1;
b)    Los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado 4.2;
c)    Los productos y servicios de la organización
La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables al alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad.
El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de producto y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.

4.4  Sistema de gestión del calidad y sus procesos

La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional, abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo con los requisitos del apartado, evaluar estos procesos y el sistema de gestión de calidad y en la medida en la que sea necesario, la organización debe:

a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos;
b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.

Lo más importante es que aquí aparece el primer requisito relacionado a la identificación de riesgos y oportunidades. En este caso se pide que apliques el pensamiento basado en riesgos en la planificación e implementación de los procesos del SGC.

Y hasta aquí la cláusula 4, una de las que contiene muchos de los puntos clave de la revisión 2015 de la Norma ISO 9001:2015.

La importancia de la nueva versión - ISO 9001:2015

¿Cómo funciona ISO 9001?
ISO 9001 puede ser aplicada a todo tipo de organizaciones de cualquier tamaño y las ayuda a implementar sistemas y procesos en su lugar para asegurar que la organización este enfocada en comprender y cubrir las necesidades de los clientes.
Para hacer esto requiere que la organización identifique, gestione, controle y mejore aquellos procesos que pueden tener impacto en la satisfacción del cliente.
La nueva versión revisada de ISO 9001:2015, el estándar mundial más popular para gestión de calidad, ha sido publicada recientemente. Esta es la primera gran revisión de la norma desde el año 2000, la cual ha sido escrita tomando en cuenta los desafíos a los que actualmente se enfrentan los negocios y las organizaciones de cualquier tamaño y de todo tipo de industria (financiera, manufactura, salud, política, entre otras).
Los cambios a esta norma, son suficientemente flexibles para ofrecer múltiples beneficios a las organizaciones, no solo como una herramienta de gestión de calidad, sino como un marco significativo para la mejora de los negocios, la entrega de eficiencia y la mejora de la satisfacción con sus clientes.
Muchos clientes reconocen que las normas funcionan mejor cuando están alineadas con las estrategias de negocio de una organización y por lo tanto el rol de la alta dirección en el desarrollo es clave. El mayor énfasis en los objetivos y establecimiento de metas – asegura que el nuevo estándar ponga al Liderazgo en el centro de su pensamiento.
En segundo lugar, todo es sobre integración, una nueva estructura de alto nivel ha sido introducida para asegurar que los diferentes estándares se apoyan unos a otros. Los estándares futuros serán consistentes en su estructura y mejor integrados a ISO 9001 resultando en procesos enlazados y actividades que entregan valor y eficiencia.
Y en tercer lugar es sobre gestionar el cambio en los negocios, comprendiendo los riesgos y desafíos que pueden impactar la habilidad de su organización para cumplir con los requerimientos del cliente y tomar un enfoque preventivo.
Desde enero del año 2016 y hasta finales del 2018, se espera que más de 1.100.000 organizaciones del mundo adopten la nueva versión de ISO 9001.
Según las últimas estadísticas de ISO del año 2014, ISO 9001 está extendida en 138.155 certificados alrededor del mundo y es la norma que continúa estando en el puesto más alto en certificados y países en los que tiene presencia.
En Latinoamérica países como Colombia (14539 certificados), México (7902 certificados), Chile (4514 certificados) y Perú (1076 certificados) destacan por la evolución que han presentado en los últimos años en cuanto al incremento en el número de certificaciones.
Es el tiempo adecuado para adelantarse a sus competidores y aprender acerca del Nuevo estándar. Para las organizaciones que actualmente están implementando
Para aplicar ISO 9001, será necesario revisar los procesos existentes y hacer un Análisis GAP. Una serie de documentos estarán disponibles para explicar los conceptos clave, ayudar a identificar las diferencias y responder las preguntas frecuentes.
Las organizaciones actualmente certificadas en ISO 9001:2008 tendrán un periodo de transición de tres años para certificarse en ISO 9001:2015.
Este cambio significa que las organizaciones más pequeñas, las industrias de servicio y otros negocios no tradicionales encontrarán ISO 9001:2015 fácil de utilizar, en una forma que es apropiada para su tamaño o sector

Fuente: http://entiemporealmx.com/la-importancia-de-la-nueva-version-de-iso-90012015/
Autor: Judith Osnaya - Gerente de Marketing de BSI Group